○豊根村電子計算組織運営規程
昭和63年4月1日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、効率的な行政運営を図るため、データ保護管理と電子計算組織の運営とについて必要な事項を定めるものとする。
(データ保護管理者)
第2条 村長は、データを的確に保護管理するため、総務課長をデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)に指定するものとする。
(電子計算組織)
第3条 電子計算組織は、電子計算機を利用する課等又は各業務担当者で組織し、電算処理に関する研究開発を行う。
2 保護管理者は、組織を総括し、電算処理に関する総合的企画立案及び総合的連絡調整を行うものとする。
(利用範囲)
第4条 電子計算組織を利用して処理する業務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 豊根村課設置条例(平成5年豊根村条例第5号)に定める課等及び教育委員会で電子計算機の利用を行える業務
(2) 前号の業務に係る業務処理システムが保有する諸資料の公共団体等への提供に伴う業務
(3) その他村長が必要と認める業務
(電子計算組織利用計画)
第6条 電子計算組織を利用する課等は、毎年1月末までに次年度の電子計算組織利用計画表を作成し、保護管理者に提出しなければならない。
2 保護管理者は、前項により提出された電子計算組織利用計画表に基づき、電子計算組織日程表を作成し村長に報告しなければならない。
(処理区分)
第7条 業務の処理区分は、次に定めるところによる。
(1) 一般処理 現に処理している業務の処理をいう。
(2) 新規処理 新規に電子計算組織を利用して行う業務の処理をいう。
(3) 臨時的処理 現に処理している業務のデータを使用して臨時的に諸資料等を作成する業務処理をいう。
(4) 変更処理 現に処理している業務のシステム及びプログラムの修正、変更及び改善による業務の処理をいう。
(5) 取消処理 現に処理しているシステムを取り消す処理をいう。
(電子計算処理の依頼)
第8条 電子計算組織利用者は、前条の処理を依頼しようとするときは、保護管理者に電子計算業務依頼をしなければならない。
(業務処理の諾否の決定)
第9条 保護管理者は、前条の依頼があった場合において、検討のうえ、依頼者に回答するものとする。
(依頼書の保管)
第10条 保護管理者は、完結した電子計算業務依頼書等を整理保管し、年間計画表作成の資料とする。
(データの種類)
第11条 電子計算組織で取り扱うデータファイルの種類は、次のとおりとする。
(1) 業務別マスタファイル 業務別台帳に登録された事項をファイルしたもの
(2) 業務別マスタファイル他 業務とは関係の少ない個人情報をファイルしたもの
(3) プログラムファイル 処理プログラムをファイルしたもの
(4) システム管理ファイル 電子計算機の運用上必要とするファイル
(5) その他ファイル
(データ使用承認)
第12条 現に処理している業務のデータを使用して資料等を作成しようとするときにおいて、そのデータが他の担当の所掌するものである場合は、使用しようとする担当課長は、あらかじめその所掌する課長に承認を得なければならない。
(電子計算機等の運営管理)
第13条 電子計算組織利用者は、電子計算機組織の運営において、次の事項を順守しなければならない。
(1) 電子計算組織で新規に業務を開発しようとするときは、その業務の内容を綿密に調査・検討し効率の良い運営が図れるよう努力するものとする。
(2) 個人情報に関し、本人から訂正の申出があったときは、その業務の主務担当者は、直ちに調査し必要な訂正を行うものとする。
(3) 電子計算機の操作は、保護管理者が定める電子計算組織日程表に基づいて行うことを原則とする。
(4) 電子計算機の操作は、事故防止及び適確を期すために複数の職員で行うことを原則とする。
(電子計算機施設等の管理・保安)
第14条 保護管理者は、電子計算施設の災害・盗難等を防止するために常に室内の安全管理・保安に努めなければならない。
(データの運用・管理・保管)
第15条 保護管理者は、各業務のデータファイル及び業務システムについて常に適切な運用・管理に努めなければならない。
2 保護管理者は、電子計算システムの障害、復旧に対応するため、磁気ファイルを定期的に複写し適正に保管しなければならない。
3 保護管理者は、磁気ファイルの障害の有無等について定期的又は随時に点検し、磁気ファイルに障害がある場合は、速やかに修復のための措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、磁気ファイルの内容の複写及び消去等について、その手続きを定め、内容が第三者に漏えいしないよう必要な措置をしなければならない。
5 保護管理者は、磁気ファイルの保護のためデータへのアクセスを制限する必要があるときは、技術的措置を講ずることができる。
6 電子計算組織利用係は、各業務データファイルの内容について常に適切な運用・管理に努めなければならない。
(電子計算組織文書管理)
第16条 電算機説明書、電算機仕様書、システム設計書、プログラム仕様書・プログラムリスト、コードブック、業務別処理リスト等の文書は、保護管理者の許可なく外部へ持ち出してはならない。
(秘密保持の義務)
第17条 村民の基本的人権を尊重し、村民の個人的秘密を守るために次の事項を厳守しなければならない。
(1) データファイルには、個人の思想、信条、宗教、意識及び健康状態、犯罪に関する情報をファイルしてはならない。
(2) 前号に定めるもののほか、村民の権利を侵すおそれのある業務処理を実施してはならない。
(3) 業務処理で作成した帳票類及び電子計算機で処理発生する資料中、村民の権利を侵すおそれのある不要となった資料は、焼却等により処分しなければならない。
(委託等)
第18条 データの処理を外部に委託する場合は、契約書に受託者の善良なる管理者の注意義務及び秘密保持義務を明記するとともに、応じてデータの取扱いに関する注意事項を覚書にして取り交わす等、秘密保護等のための措置を講じなければならない。
(データ提供)
第19条 データを外部に提供する場合には、原則として、提供するデータの内容、使用目的、提供方法及び管理方法等について覚書を取り交わさなければならない。
(その他)
第20条 この規程に定めないもののほか、電子計算組織の運営に関し必要な事項は、保護管理者と各担当課長と協議のうえ定めるものとする。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成5年訓令第7号)
この規程は、平成5年4月1日から施行する。