○豊根村情報公開事務取扱要綱
平成13年3月16日
告示第3号
(趣旨)
第1条 豊根村情報公開条例(平成13年豊根村条例第1号。以下「条例」という。)に定める情報の公開に関する事務の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この要綱の定めるところによる。
(情報公開係)
第2条 条例に基づく情報公開及び提供(以下「情報公開」という。)の事務を行うための公開窓口を総務課に置く。
(事務分掌)
第3条 公開窓口で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 情報公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 情報公開について各課等の連絡調整に関すること。
(3) 情報公開に係る請求書の受付けに関すること。
(4) 情報公開の実施に関すること。
(5) 情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 情報公開に係る審査請求の受付け及び処理に関すること。
(7) 情報の検索資料の整備及び閲覧に関すること。
(8) 第三者に関する情報に係る意見聴取に関すること。
(9) 豊根村情報公開審査会との連絡調整及び審査請求事案の審査会への諮問に関すること。
(10) 情報の提供に関すること。
2 各課で行う事務
(1) 情報公開の請求に係る文書の検索及び資料整備に関すること。
(2) 情報公開について総務課との連絡調整に関すること。
(3) 情報公開の決定した文書の総務課への搬入等に関すること。
(4) 情報公開に係る審査請求等により審査会への出席及び事案資料の説明に関すること。
(情報公開についての相談及び案内)
第4条 情報公開についての相談、案内は、総務課で行うものとする。この場合、総務課においては、公開請求しようとするものが求める情報の内容を具体的に聴取し、情報提供のいずれで対応すべきかを判断し、それぞれ的確に処理するものとする。
2 公開請求しようとするものがその他の課に直接来た場合は、総務課に案内する。
(情報の特定確認)
第5条 公開請求しようとするものが求める情報の特定及び確認は、次の事項に留意して行うものとする。
(1) 公開請求しようとするものが求める情報の特定は、各課に置く資料をもとに、自らが特定する。
(2) 公開請求しようとするものが自ら特定できない場合は、総務課の職員が公開請求者からその内容を聴取し、他の課と連絡調整を図り特定するものとする。
(3) 前号の場合において、総務課から連絡を受けた各課は、公開請求しようとする内容に沿った情報が存在するか否かを速やかに確認し、当該情報が存在するときは、情報の件名又は内容の概略を総務課へ連絡するものとする。
(公開請求書の受付の拒否等)
第7条 総務課においては、次のような場合、公開請求書を受付けないものとする。
(1) 公開請求しようとするものが求める情報が存在しないとき。
(2) 公開請求しようとするものが求める情報等が、条例第2条第2項に規定する情報に該当しないとき。
(3) 公開請求しようとするものが求める情報が、条例第15条のいずれかに該当するとき。
3 第1項第3号に該当する場合には、当該情報の閲覧等を行っている窓口へ案内するものとする。
(請求書の確認及び補正)
第8条 総務課においては、請求書の提出を受けたときは、次の事項に留意して記載内容の確認を行うものとする。
(1) 請求者の、「住所、氏名、電話番号」欄 請求権者であるかどうかの確認及び公開請求に対する決定通知先等の特定のため、正確に記載されていること。
(2) 「請求する情報の件名又は内容」欄 公開請求の対象となる情報が特定できる程度に記載されていること。
(3) 「請求の目的」欄 この欄は、請求書を受付するうえでの要件ではないが、部分公開の可否等についての資料とするため、できる限り記入を求めること。
(4) 「情報の公開方法」欄 請求者が求める公開の方法が分かるように「□」内に印が記入されていること。
2 請求書に不備又は不明な個所がある場合には、請求者に対し、その個所の補正を求めるものとする。
(請求書の受付等)
第9条 総務課においては、前2条に留意したうえで請求書を受付けるものとし、受付は、請求書に受付印を押し、当該請求書の控(請求者用)を請求者に交付する。
2 総務課においては、前項の受付を行ったときは、請求者に対し、次の事項を説明するものとする。
(1) 請求書を提出した日から14日以内に公開請求のあった情報を公開するか否かの決定を行い、当該決定の内容を書面に通知するものであること。ただし、条例第12条第3項に規程する理由があるときには、期間を延長することがあり、この場合には、当該延長の期間及び理由を書面により速やかに通知するものであること。
(2) 公開決定(部分公開を含む。)の場合における公開の日時及び場所、非公開決定(部分公開の場合を含む。)の場合における非公開の理由は、通知の書面で示すものであること。
(3) 情報の公開において、閲覧は無料であるが、写しの交付を受ける場合には、当該写しの作成及び送付に要する費用は請求者が負担するものであること。ただし、村長が公益のため必要と認めた場合は費用を減免することができる。
3 受付けた請求書は、総務課で保管するものとする。
(公開、非公開の決定)
第10条 公開請求に対する公開、非公開決定は、総務課において、公開請求に係る情報が条例第7条各号のいずれかに該当するか否かを判断したうえで行う。なお、公開、非公開の判断にあたっては、次の事項に留意するものとする。
(1) 公開請求に係る情報の内容が総務課以外の課に関係するものであるときは、当該関係課と協議し関係書類を作成すること。
(2) 公開請求に係る情報に第三者に関する情報が記録されているときは、条例第13条に定めるところによる。
2 受付した請求書が第10条に該当する場合には、却下の決定を行うものとする。この場合における請求者への通知は、非公開の決定の例による。
(公開、非公開決定の通知)
第11条 総務課は、公開の決定を行ったときは、第11条に定めるところにより、当該請求者に対し、速やかに決定通知書により通知するものとする。
2 総務課は、請求のあった情報の全部又は一部について非公開の決定を行ったときは、決定通知書に非公開とする部分に記録されている情報が条例第7条各号のいずれに該当するかについて、その該当するすべての号数を記入するとともに、非公開とする部分の概要及び非公開とする具体的な理由を記入するものとする。
(第三者の意見聴取)
第13条 総務課は、公開請求に係る情報に第三者情報が記録されている場合で、当該第三者情報が第7条各号のいずれにも該当しないことが明らかなときを除き、当該第三者から意見書を提出させることができる。
2 意見聴取は、おおむね次の内容について行うものとする。
(1) 個人に関する情報であって、条例第7条第1項第1号ただし書に該当すると考えられるものについては、プライバシー侵害の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響等
(2) 法人等に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報については、公開することによる不利益の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響
(3) 国等との信頼、協力関係に関する情報については、公開することによる信頼、協力関係等への影響の有無、公開することについての意見及び公開した場合の影響等
3 意見聴取を行った場合は、総務課は当該意見聴取の結果を慎重に検討して公開、非公開の決定を行うものとする。
4 意見聴取を行った情報について公開、非公開の決定を行ったときは、総務課は、当該決定の内容を当該第三者に書面で通知するものとする。
(公開の方法)
第14条 情報の公開は、原則として、原本を閲覧に供し、又はその写しを交付することにより行う。ただし、次に掲げる場合には、総務課であらかじめ原本を複写し、当該写しにより公開を行う。
(1) 公開することにより、情報を汚損し、又は破損するおそれのあるとき。
(2) 日常の業務に頻繁に使用する情報で、原本を公開することにより、業務に支障をきたすと認められるとき。
(3) 部分公開を行う場合で、公開しない部分を除いて公開するためには、原本によりがたいとき。
2 情報の写しの交付は、原則として日本工業規格A列4番の用紙を用いて作成し、当該写しを請求者に直接交付し、又は郵送することにより行うものとする。
3 情報の写しの交付部数は、請求に係る情報1件につき1部とする。
4 情報の部分公開は、次の事項に留意して行うものとする。
(1) 公開部分と非公開部分が別ページに記載されているときは、当該非公開部分のページを取り外して公開するものとする。
(2) 公開部分と、非公開部分が同一ページに記載されているときは、当該非公開部分を覆って複写したものか、あるいは該当するページを複写したうえで当該非公開部分を黒く塗りつぶし、これを再度複写したものにより公開するものとする。
(公開の実施)
第15条 情報の公開は、決定通知書により指定した日時及び場所において実施するものとする。この場合、公開の場所は、原則として総務課とする。
2 総務課においては、請求者が来庁したときは、決定通知書の提示を求め請求者であることを確認する。ただし、請求者が決定通知書を持参しなかったときは、請求者本人であることの確認が可能なものの提示を求めるものとする。なお、情報の公開は、請求者本人に対して行う。
3 請求内容がその他の課等に属する場合は、直ちに公開請求に係る情報を総務課に持参し、その職員は公開の実施に立ち会うものとする。
4 総務課においては、総務課及びその他の課等職員が公開請求に係る情報を持参したときは、当該情報が決定通知書に記載された情報に一致することを請求者に確認させ、次の事項に留意して情報の公開を実施するものとする。
(1) 情報を閲覧するにあたっては、当該情報を丁寧に取り扱うよう請求者に対して指導するとともに、情報を汚損し、又は破損するおそれがある場合には、当該情報の閲覧を中止又は禁止させることができる。
(2) 情報の写しの交付は、請求者に対して、写しの交付を必要とする個所の確認を求めるとともに、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となることを説明すること。
(3) 当初の公開請求が閲覧のみであった場合において、閲覧の後に写しの交付の追加請求があったときは、当初から写しの交付の請求があったものとみなし、写しの交付をすることができる。
5 総務課は、公開請求のあった情報を容易に検索することができ、過去に公開したものなど問題なく公開決定できる場合には、可能な限り即時に公開を行うよう努める。
(費用の徴収)
第16条 情報の写しを交付する場合の費用は、前納とし、あらかじめ、次により徴収する。
(1) 写しの作成に要する経費 実費相当額
(2) 写しの送付に要する費用 当該写しの送付に要する郵便料金
(審査請求の取扱い)
第17条 審査請求の受付は、次の事項に留意し、総務課において行う。
(1) 審査請求は、書面によること、並びに審査請求人の押印を要するので、口頭により審査請求があった場合には、書面による正規の手続により審査請求を行うよう指導する。
(2) 次項に掲げる記載事項について不備がある場合には、審査請求人に対し、補正を求めること。
2 総務課は、審査請求書を受けたときは、次の事項が記載されていることを確認し、受け付けるものとする。
(1) 処分に対する審査請求の場合
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 審査請求に係る処分の内容
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
(2) 不作為に対する審査請求の場合
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 当該不作為に係る処分その他の行為についての申請の内容及び年月日
ウ 審査請求の年月日
3 総務課は、次のような場合には不適法な審査請求として却下する。
(1) 審査請求が法定期間後になされたもの
(2) 審査請求の対象とされた処分が存在しないとき、又は消滅したとき。
(3) 審査請求をすることができない事項に関してなされたとき。
(4) 審査請求をなす資格のないものによりなされたとき。
(5) 審査請求書の記載事項が不備なため補正を命じられたにもかかわらず、これに応じなかったとき。
4 総務課は、処分に対する審査請求があった場合は、前項により却下するときを除き、遅滞なく豊根村情報公開審査会に審査を求めなければならない。
5 前項に規定する審査は、次に掲げる書面を添付し行う。
(1) 審査請求書の写し
(2) 情報の公開請求書写し
(3) 審査請求に係る裁決通知書の写し
(4) その他必要と認められる資料
6 総務課は、審査委員会から報告を受けたときは、当該報告を尊重して審査請求に対する裁決を行うものとする。なお、不服内容が他課に属する場合は裁決にあたっては、その課長に合議する。
7 総務課は、審査請求に対する裁決又は却下を行ったときは、審査請求人に対して謄本を送達する。内容が他課に属する場合は、その写しを送付する。
(任意的な公開)
第18条 村民サービス又は事務事業の円滑な執行の確保の観点からこれまで任意的に応じてきた情報の閲覧等については、支障のない限り条例による情報の公開に準じて、これに応じていくものとする。
(情報の検索資料)
第19条 総務課長は、規則第7条に規定する情報の検索に必要な資料として、文書保存年限表、文書件名目録等を調整又備え、村民の閲覧に供するものとする。
(実施状況の公表)
第20条 総務課長は、前年度の実施状況について、次の事項を広報誌に登載し、公表する。
(1) 情報の公開請求件数
(2) 情報の公開決定件数
(3) 情報の部分公開決定件数
(4) 情報の非公開決定件数
(5) その他公開すべきと認められる事項
附則
この要綱は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成21年告示第2号)
この要綱は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成23年訓令第14号)
この要綱は、平成23年10月1日から施行する。
附則(平成28年告示第5―2号)抄
(施行期日)
1 この告示は、公表の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの告示の適用の日前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの告示の適用の日前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
様式 略